Каковы требования к оформлению телефонограмм

Телефонограмма — это сообщение, передаваемое по телефону на коротком расстоянии. Она может использоваться для передачи важной информации, уведомлений о чрезвычайных ситуациях, а также для быстрой передачи сообщений, которые не требуют формального оформления. Однако, как и любой другой документ, телефонограмма должна быть оформлена правильно, чтобы была понятной и легко воспринимаемой.

1. Как правильно оформить телефонограмму
2. 1. Однократность
3. 2. Краткость
4. 3. Обязательные данные
5. 4. Подпись
6. 5. Список адресатов
7. 6. Простота языка
8. Каковы требования к оформлению поездных телефонограмм
9. 1. Оформление в журнале
10. 2. Подпись
11. 3. Предъявление для прочтения и подписи
12. Как регистрируются телефонограммы
13. Каковы особенности текста телефонограммы
14. Полезные советы
15. FAQ
16. Что такое телефонограмма
17. Какие требования к оформлению телефонограммы
18. Какие требования к оформлению поездных телефонограмм
19. Как регистрируются телефонограммы

Как правильно оформить телефонограмму

При оформлении телефонограммы следует учитывать следующие требования:

1. Однократность

Телефонограмма должна составляться в одном экземпляре. Это означает, что ее нельзя отправлять нескольким адресатам одновременно. Если необходимо отправить сообщение нескольким адресатам, следует составить отдельную телефонограмму для каждого из них.

2. Краткость

Текст телефонограммы не должен превышать 50 слов. Это связано с тем, что передача сообщения по телефону занимает меньше времени, чем передача сообщения в письменной форме, поэтому текст должен быть максимально лаконичным и содержательным.

3. Обязательные данные

В тексте телефонограммы должны быть указаны дата и время передачи, должность и фамилия лица, принявшего и передавшего ее. Это поможет избежать недоразумений и определить ответственного за передачу сообщения.

4. Подпись

Телефонограмма должна быть подписана руководителем или иным должностным лицом. Это подтверждает достоверность сообщения и ответственность за его передачу.

5. Список адресатов

Если телефонограмма отправляется нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список с указанием номеров телефонов каждого из них. Это поможет избежать ошибок при передаче сообщения и ускорит процесс доставки.

6. Простота языка

В тексте телефонограммы не следует использовать труднопроизносимые слова и сложные обороты. Язык должен быть простым и доступным, чтобы сообщение было легко понятно.

Каковы требования к оформлению поездных телефонограмм

Поездные телефонограммы — это сообщения, передаваемые по телефону на расстоянии, например, между станциями железной дороги. При оформлении поездных телефонограмм следует учитывать следующие требования:

1. Оформление в журнале

Все поездные телефонограммы должны быть записаны в журнале обязательно чернилами лично дежурным по станции или оператором. Это позволяет вести учет передачи сообщений и контролировать выполнение задач.

2. Подпись

Исходящие поездные телефонограммы должны быть подписаны лично дежурным по станции. Это обеспечивает достоверность и подтверждает ответственность за передачу сообщения.

3. Предъявление для прочтения и подписи

Оператор после записи входящей телефонограммы обязан немедленно предъявить ее для прочтения и подписи дежурному по станции. Это позволяет убедиться в том, что сообщение было правильно передано и принято.

Как регистрируются телефонограммы

После передачи сообщения по телефону, его необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале. Входящие телефонограммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции, а исходящие — в журнале учета исходящих документов. Кроме того, телефонограммы помещаются в дело с отметкой «Передано по телефону», где указывается дата, время и фамилия лица, принявшего телефонограмму, а также номера.

Каковы особенности текста телефонограммы

Текст телефонограммы должен быть кратким и содержательным, не превышать 50 слов. Он передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.

Полезные советы

• Перед отправкой телефонограммы убедитесь, что ее текст понятен и легко воспринимаем.
• Если сообщение требует официального оформления, следует использовать другой вид документа, например, письмо или телеграмму.
• При отправке телефонограммы необходимо сохранять спокойствие и не торопиться, чтобы избежать ошибок.

FAQ

Что такое телефонограмма

Телефонограмма — это сообщение, передаваемое по телефону на коротком расстоянии.

Какие требования к оформлению телефонограммы

Телефонограмма должна быть составлена в одном экземпляре, не содержать более 50 слов, включать дату, время передачи и имена лиц, принявших и передавших ее.

Какие требования к оформлению поездных телефонограмм

Поездные телефонограммы должны быть записаны в журнале обязательно чернилами лично дежурным по станции или оператором, подписаны лично дежурным по станции и немедленно предъявлены для прочтения и подписи.

Как регистрируются телефонограммы

Входящие телефонограммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции, а исходящие — в журнале учета исходящих документов.