Как регистрируются телефонограммы
В организации, где важна своевременная и точная передача информации, необходимо уметь правильно регистрировать телефонограммы. В данной статье мы расскажем о том, как фиксируются входящие и исходящие телефонограммы, как их оформлять и передавать.
- Как фиксируется телефонограмма
- Как правильно оформить телефонограмму
- Каким образом передается телефонограмма
- Кто подписывает телефонограмму
- Полезные советы
- FAQ
Как фиксируется телефонограмма
Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления. Входящие телефонограммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции, а исходящие — в журнале учета исходящих документов. После регистрации, телефонограммы помещаются в дело с отметкой «Передано по телефону» с указанием даты, времени и фамилии лица, принявшего телефонограмму, а также номера.
Как правильно оформить телефонограмму
Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Желательно использовать краткую и понятную формулировку.
Каким образом передается телефонограмма
Телефонограммами передаются несложные тексты, такие как приглашения на совещания, заседания и т.д. Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководством Агентства или управлений. Телефонограммы могут быть переданы как по телефону, так и по факсу.
Кто подписывает телефонограмму
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается. Обычно это руководитель или иное должностное лицо. Важно, чтобы подписывающий имел соответствующие полномочия и мог нести ответственность за передаваемую информацию.
Полезные советы
- При оформлении телефонограммы следует использовать краткую и понятную формулировку.
- Необходимо указывать дату, время и фамилию лица, принявшего телефонограмму в журнале учета.
- При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность номера телефона адресата.
- Важно подписывать телефонограмму лицом, имеющим соответствующие полномочия.
- Не стоит использовать сложные обороты и труднопроизносимые слова в тексте телефонограммы.
FAQ
- Нужно ли регистрировать входящие и исходящие телефонограммы в журналах учета?
- Да, входящие телефонограммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции, а исходящие — в журнале учета исходящих документов.
- Кто подписывает телефонограмму?
- Телефонограмма подписывается лицом, от имени которого она передается. Обычно это руководитель или иное должностное лицо.
- Как передаются телефонограммы?
- Телефонограммы могут быть переданы как по телефону, так и по факсу.
- Можно ли передавать сложные тексты по телефону?
- Нет, телефонограммами передаются несложные тексты, такие как приглашения на совещания, заседания и т.д.
- Как правильно оформить телефонограмму?
- Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
