Как правильно оформить телефонограмму
Телефонограмма — это форма оперативного сообщения, передаваемого по телефону. Она может использоваться для срочных оповещений о всяких мероприятиях, заседаниях, о внезапных событиях, а также для отмены запланированных мероприятий. В этой статье мы расскажем, как правильно составить и передать телефонограмму.
- Требования к оформлению телефонограммы
- Как правильно передать телефонограмму
- Какую информацию должна содержать телефонограмма
- Полезные советы по оформлению телефонограммы
- FAQ
Требования к оформлению телефонограммы
Телефонограмма должна составляться в одном экземпляре и передаваться непосредственно по телефону. Объем текста не должен превышать 50 слов. В тексте должна быть указана дата и время передачи, а также должность и фамилия лица, принявшего и передавшего телефонограмму. Текст телефонограммы записывается в журнале учета входящих (исходящих) телефонограмм.
Как правильно передать телефонограмму
Отправляемая телефонограмма должна составляться в одном экземпляре и подписываться руководителем или другим должностным лицом. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться список с указанием номеров телефонов. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Какую информацию должна содержать телефонограмма
Телефонограмма должна содержать следующую информацию: наименование должности, фамилию, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму, а также входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, если сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
Полезные советы по оформлению телефонограммы
- Старайтесь пользоваться простым языком и избегать труднопроизносимых слов. Это поможет избежать недопонимания и ошибок при передаче информации.
- Обязательно укажите дату и время передачи телефонограммы, а также должность и фамилию лица, передавшего и принявшего ее. Это позволит грамотно идентифицировать информацию и установить ответственность в случае необходимости.
- Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то в тексте должно быть указано их количество и список с номерами телефонов.
- Проверьте правильность написания и передачи информации перед тем, как завершить телефонный разговор. Это поможет избежать ошибок и недопонимания.
FAQ
- Можно ли передать телефонограмму по электронной почте или факсу?
Нет, телефонограмма должна передаваться непосредственно по телефону.
- Можно ли использовать телефонограмму для передачи личной информации?
Нет, телефонограмма должна использоваться только для оперативного решения вопросов.
- Как часто нужно проверять журнал учета входящих (исходящих) телефонограмм?
Журнал учета нужно проверять регулярно, например, ежедневно или еженедельно, в зависимости от объема телефонограмм.
