Нужно ли после перехода на Эдо распечатывать и хранить документы на бумаге
Электронный документооборот (ЭДО) уже давно стал неотъемлемой частью бизнес-процессов в России и многих других странах. Он позволяет существенно сократить время на обмен документами между контрагентами и устранить риски, связанные с потерей бумажных копий или фальсификацией подписей. Однако, многие предприятия до сих пор не уверены, как правильно хранить полученные в электронном виде документы и нужно ли им распечатывать и заверять бумажные копии. Рассмотрим подробнее важные аспекты использования ЭДО.
- Нужно ли распечатывать документы при электронном документообороте
- Как правильно хранить документы по ЭДО
- Нужно ли заверять бумажную копию электронного документа
- Можно ли дублировать электронные документы в бумажном виде
- Полезные советы по использованию ЭДО
- Заключение
Нужно ли распечатывать документы при электронном документообороте
Ответ прост: при использовании ЭДО не нужно печатать документы на бумаге. Документы отправляются и получаются в электронном виде, что устраняет необходимость вручную печатать и отправлять курьером бумажные копии. Дополнительно, использование ЭДО ускоряет процесс обмена документами и уменьшает риски ошибок в документообороте.
Как правильно хранить документы по ЭДО
Один из главных вопросов, касающихся использования ЭДО — это вопрос о том, как правильно хранить полученные в электронной форме документы. Согласно законодательству, электронный документ, который был создан в системе электронного документооборота и подписан электронной подписью, считается оригиналом. Следовательно, для хранения таких документов не нужно печатать и заверять бумажные копии. Однако, необходимо создать электронный архив для хранения электронных документов и осуществлять регулярные резервные копии.
Нужно ли заверять бумажную копию электронного документа
Если есть необходимость иметь бумажную копию электронного документа, то ее нужно заверить так же, как любую другую бумажную копию. Подтверждением подлинности копии может служить штамп с указанием даты и подписью ответственного лица. Стоит учитывать, что заверение бумажной копии может не быть необходимым, если электронный документ уже подписан электронной подписью и считается оригиналом.
Можно ли дублировать электронные документы в бумажном виде
Согласно действующему законодательству, для первичных учетных документов допускается использование как бумажной, так и электронной формы. Необходимость создания бумажных копий электронных документов отсутствует. Однако, в некоторых случаях бумажные копии могут также иметь определенное значение. Например, для передачи документов налоговым органам или в случаях, когда контрагенты еще не полностью перешли на электронный документооборот.
Полезные советы по использованию ЭДО
- Создайте электронный архив для хранения электронных документов и регулярно делайте резервные копии.
- Проверьте, использует ли ваш контрагент систему электронного документооборота, и настройте свою систему на ее интеграцию для более эффективного обмена документами.
- В случае необходимости заверения бумажной копии, используйте общепринятые методы, например, официальный штамп с подписью ответственного лица.
- Старайтесь полностью перейти на электронный документооборот, чтобы ускорить бизнес-процессы и сократить риски ошибок в документообороте.
- Не забывайте про защиту различных видов документов в системах электронного документооборота, используйте средства защиты, предлагаемые системой.
Заключение
Использование электронного документооборота — это быстро развивающаяся и удобная технология для обмена документами между контрагентами. Как мы убедились, для многих документов можно обойтись без бумажных копий, достаточно электронных копий, подписанных электронной подписью. Подготовка к переходу на электронный документооборот не требует значительных затрат, и результаты могут быть видны сразу. Главное — правильно подготовиться и настроить систему хранения электронных документов, чтобы обеспечить полную безопасность хранения информации.
